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Vos questions, nos réponses.

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Cette page est consacrée aux questions des visiteurs du site d’Accès Corporatif. Nous vous invitons à nous faire part de vos questions et c’est avec plaisir que nous y répondrons!

Il est important de mentionner que les réponses qui sont données aux questions ne le sont qu’à titre informatif et général. Ces réponses ne devraient en aucun temps être considérées comme un avis juridique.

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Est ce que l'enregistrement de mon nom d'entreprise protège l'utilisation de mon nom d'entreprise par d'autres personnes?

La protection d’un nom provient principalement par l’usage. L’enregistrement seul d’un nom, sans l’utiliser, ne vous assure pas d’en avoir l’exclusivité ni de droit sur ce nom.

Au Québec, lorsque l’on soumet une demande d’incorporation avec un nom, l’unique contrôle exercé par le Registre des entreprises (à part le respect de la Charte de la langue française) se fait à l’identique. C’est-à-dire que s’il existe un nom identique sur le Registre des entreprises, le nom sera refusé. Si vous incorporez votre entreprise, vous aurez l’assurance d’avoir une dénomination sociale unique parce que le Registraire refusera d’émettre un certificat avec un nom identique. Si le nom diffère un tant soit peu, la demande sera acceptée. Attention ! Le fait que le Registraire ait acceptée une demande ne veut pas dire que la personne ayant enregistré ce nom possède des droits sur ce nom ! Il en va de la responsabilité de chacun de s’assurer qu’il n’y aura pas de confusion avec les noms utilisé par d’autres entreprises au Québec. Le critère à retenir est celui de «monsieur Tout-le-Monde». Si une personne cherche à contacter un de vos compétiteurs mais par méprise téléphone plutôt à votre entreprise, il s’agit probablement d’un beau problème de confusion et des problèmes sont à prévoir. Même scénario par exemple si une compagnie en vient à avoir une mauvaise publicité et que le nom de votre entreprise ressemble de près au nom de cette compagnie, vous souhaiterez avoir choisi un nom plus distinctif. D’où l’importance de faire effecteur une recherche de nom complète afin de vous assurer qu’il n’y a pas de nom similaires, dans un domaine d’activités connexes, à celui convoité. Cela pourrait vous éviter bien des ennuis.

Pour ce qui est des autres noms utilisé au Québec, le seul contrôle exercé par le registraire est le respect de la Charte de la langue française. Certaines personnes peuvent en effet enregistrer comme autres noms utilisé au Québec un nom déjà existant dans le registre CIDREQ (Centre informatique du registre des entreprises du Québec). Encore une fois, ça ne veut pas dire que la personne ayant enregistré ce nom possède des droits sur ce nom !

Toutefois, Ceci dit, la meilleure manière de protéger votre nom commercial est d’enregistrer une marque de commerce.

Au Québec, La Loi sur la publicité légale nous oblige à déclarer (enregistrer / immatriculer) tout nom que nous utilisons dans le cadre de nos affaires. Lorsque l’on parle de protection du nom, le premier critère à tenir compte est l’usage. C’est-à-dire que plus longtemps vous utilisez un nom plus la protection accordée à ce nom est grande. Le seul fait de l’enregistrer (sans l’utiliser vraiment…) n’accorde pas de protection à ce nom.

La question à savoir si le fait d’enregistrer un nom empêche d’autres personnes de l’utiliser trouve une réponse négative. En effet, au Québec, le gouvernement n’exerce pas de contrôle sur les noms d’emprunt ou raison sociale (section NOM D’EMPRUNT sur les formulaires gouvernementaux ; à ne pas confondre avec la DÉNOMINATION SOCIALE d’une compagnie qui est souvent suivie des mots INC., LTÉE etc….) Cela signifie que je peux aller enregistrer un nom qui existe déjà sur le CIDREQ (Centre Informatisé Du Registre des Entreprises du Québec).

Par contre, si je veux m’incorporer sous un nom qui existe déjà, je ne pourrai pas : le gouvernement refusera de me réserver le nom. Mais il est à noter que son contrôle ne s’exerce qu’à l’IDENTIQUE ! Si j’ajoute un petit mot je pourrai obtenir ce nom !

Enfin, la meilleure protection d’un nom commercial est assurée par l’enregistrement d’une marque de commerce. Vous pouvez consulter à cet effet un agent de marque de commerce qui saura vous informer plus amplement à ce sujet.

L'enregistrement de mon nom d'entreprise assure-t-il qu'aucune autre personne ne pourra l'utiliser?

 La protection d’un nom provient principalement par l’usage. L’enregistrement seul d’un nom, sans l’utiliser, ne vous assure pas d’en avoir l’exclusivité ni de droit sur ce nom.

Au Québec, lorsque l’on soumet une demande d’incorporation avec un nom, l’unique contrôle exercé par le Registre des entreprises (à part le respect de la Charte de la langue française) se fait à l’identique. C’est-à-dire que s’il existe un nom identique sur le Registre des entreprises, le nom sera refusé. Si vous incorporez votre entreprise, vous aurez l’assurance d’avoir une dénomination sociale unique parce que le Registraire refusera d’émettre un certificat avec un nom identique. Si le nom diffère un tant soit peu, la demande sera acceptée. Attention ! Le fait que le Registraire ait acceptée une demande ne veut pas dire que la personne ayant enregistré ce nom possède des droits sur ce nom ! Il en va de la responsabilité de chacun de s’assurer qu’il n’y aura pas de confusion avec les noms utilisé par d’autres entreprises au Québec. Le critère à retenir est celui de «monsieur Tout-le-Monde». Si une personne cherche à contacter un de vos compétiteurs mais par méprise téléphone plutôt à votre entreprise, il s’agit probablement d’un beau problème de confusion et des problèmes sont à prévoir. Même scénario par exemple si une compagnie en vient à avoir une mauvaise publicité et que le nom de votre entreprise ressemble de près au nom de cette compagnie, vous souhaiterez avoir choisi un nom plus distinctif. D’où l’importance de faire effecteur une recherche de nom complète afin de vous assurer qu’il n’y a pas de nom similaires, dans un domaine d’activités connexes, à celui convoité. Cela pourrait vous éviter bien des ennuis.

Pour ce qui est des autres noms utilisé au Québec, le seul contrôle exercé par le registraire est le respect de la Charte de la langue française. Certaines personnes peuvent en effet enregistrer comme autres noms utilisé au Québec un nom déjà existant dans le registre CIDREQ (Centre informatique du registre des entreprises du Québec). Encore une fois, ça ne veut pas dire que la personne ayant enregistré ce nom possède des droits sur ce nom !

Toutefois, Ceci dit, la meilleure manière de protéger votre nom commercial est d’enregistrer une marque de commerce.

Je suis de nationalité française et je désire incorporer une société au Québec. Est-ce-que cela est possible ?

Pour incorporer une entreprise au Québec sous juridiction provinciale, les administrateurs et actionnaires n’ont pas à être résidents canadiens. Cependant, l’entreprise doit avoir son siège social au Québec. Une adresse complète est nécessaire : une adresse de boîte postale comme siège social sera refusée.

Mon entreprise est incorporée depuis un an et je n'ai pas de livre de minutes. Dois-je obligatoirement en avoir un ?

L’obligation d’avoir un livre de minutes à jour découle de la Loi sur les compagnies et de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Celles-ci exigent que chaque compagnie tienne un livre de minutes contenant divers documents et renseignements. Nous sommes en mesure de préparer pour vous un livre de minutes complet avec les premières assemblées d’organisation juridique.

Mon entreprise est enregistrée et je possède des numéros de taxes. Puis-je aujourd’hui l’incorporer en conservant ma dénomination sociale et mes numéros de taxes actuels ?

Il sera possible d’incorporer votre entreprise sous juridiction provinciale si aucune autre personne, société ou compagnie n’est enregistrée au Québec sous le même nom. Pour cela, il faudra effectuer une recherche de nom, ce qui permettra de vérifier la disponibilité du nom. Si vous souhaitez une incorporation fédérale, il faudra tenir compte de toutes les entreprises enregistrées au Canada. En ce qui concerne les numéros de taxes, La compagnie devra obtenir de nouveaux numéros puisqu’elle sera une nouvelle entité légale distincte.

Je réside dans la province de Québec et on m’informe qu’il y aura des montants pour le gouvernement fédéral ainsi que le gouvernement provincial. Quelle est la différence entre les deux incorporations (fédéral, provincial) ? Dois-je être incorporé avec les deux paliers gouvernementaux ?

Si vous choisissez d’incorporer une société au niveau FÉDÉRAL et que le siège social se trouve au Québec, il est vrai que vous devrez payer des frais gouvernementaux au niveau fédéral (200$ pour l’incorporation) et provincial (vous devez immatriculer votre société au Québec et des frais de 212$ sont exigés). Si vous choisissez de vous incorporer au niveau PROVINCIAL, vous n’aurez qu’à payer les frais d’incorporation de 328$ au Québec.

Lorsque vous désirez vous incorporer, vous avez le choix de le faire sous le régime fédéral ou provincial. Le choix d’une juridiction ou une autre relève de plusieurs facteurs. Cette question fait l’objet de nombreux livres et nous n’avons pas la prétention d’y répondre en quelques lignes mais voici tout de même quelques indications.

Nous pourrions élaborer longuement sur les raisons de choisir une juridiction provinciale (Québec) ou fédérale mais disons que une des règles de base lorsqu’il s’agit de choisir la juridiction d’une compagnie est de voir où se situera le siège social : si le siège social est au Québec, nous devrions incorporer une compagnie provinciale. Si vous possédez déjà des sociétés fédérales, il vaut mieux continuer avec des sociétés fédérales au cas où vous voudriez par exemple fusionner vos sociétés (on ne peut fusionner une compagnie « québécoise » avec une fédérale).

La nationalité ou la résidence des actionnaires importe peu ; par contre celle des ADMINISTRATEURS est importante au niveau fédéral : Pour une société fédérale, 25% des administrateurs membres du conseil d’administration doivent être RÉSIDENT CANADIEN.

Pour une compagnie provinciale, la condition essentielle est que la compagnie doit avoir son siège social au QUÉBEC (une boîte postale ne suffit pas !) Finalement, une compagnie provinciale peut faire affaire partout dans le monde : elle devra bien sûr se conformer (tout comme la fédérale) aux lois et règlements ayant cours dans les provinces ou états où elle fera affaire.

(Brochure intéressante à ce sujet : Les formes juridiques de l’entreprise au Québec réalisée par l’Inspecteur général des institutions financières et disponible aux Publications du Québec).