Vous incorporez votre entreprise et vous vous demandez quelles informations seront “publiques”. Le Registre des entreprises du Québec regroupe plusieurs données sur les entreprises faisant affaires au Québec. Quelles sont les principales informations que l’on y retrouve ? Voici les plus intéressantes :
Identification de l’entreprise
On y retrouve le Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) et le nom légal de l’entreprise. Ce nom est toujours suivi du « INC. », « S.A. » ou « LTÉE ». Le nom peut être une désignation numérique : exemple : 9234-0000 QUÉBEC INC. Ce nom doit figurer sur les contrats, documents légaux et factures de l’entreprise. La société peut aussi faire affaire sous un autre nom : voir rubrique Autres noms utilisés au Québec plus bas.
Autres noms utilisés au Québec
Une entreprise peut utiliser un ou plusieurs autres noms que son nom « légal ». Communément appelé nom d’emprunt, il s’agit d’un nom sous lequel l’entreprise s’identifie dans le cadre des affaires de la société comme par exemple pour la publicité, sur les cartes d’affaires, le web…etc. Ce nom n’est pas suivi du « INC. », ceci étant réservé pour désigner le nom légal seulement.
Adresse du siège social de la société
On retrouve dans cette section l’adresse de la société doit figurer. Noter que cette adresse ne peut pas être une case postale.
Domicile élu
Il s’agit d’une adresse postale. Lorsque vous souhaitez que la correspondance du registraire soit envoyée à une autre adresse que le siège social.
Juridiction de la société
Nous allons retrouver ici la loi sous laquelle la société a été constitué (régime constitutif) et sous laquelle elle opère maintenant (régime courant). Le plus souvent ce sera la Loi sur les sociétés par actions (Québec) ou la Loi canadienne sur les sociétés par actions, L.R.C. (1985), ch. C-44 (Canada). Il possible que vous voyiez “régime constitutif : Loi sur les compagnies partie 1A, RLRQ, C. C-38 “: il s’agit alors d’une société qui a été incorporée avant 2011.
Administrateurs
Les noms et adresses de tous les administrateurs (ou l’administrateur unique) doivent être déclarés. On y voit également la fonction que l’administrateur exerce : président, vice-président, secrétaire, trésorier…
Actionnaires
Cette question nous est souvent posée : est-ce que tous les noms des actionnaires apparaissent au Registre des entreprises du Québec ?
Seuls les trois (3) premiers actionnaires ayant droit de vote apparaissent au Registre des entreprises.
Ils sont classés par ordre d’importance, selon le nombre de vote qu’ils détiennent.
Si le premier est majoritaire (50% + 1), il doit être déclaré comme étant majoritaire.
Conclusion
Les informations que contiennent le Registre des entreprises doivent être mise à jour dans les 30 jours suivant la date à laquelle survient un changement. La mise à jour se fait par le dépôt d’une Déclaration de mise à jour courante ou une Déclaration de mise à jour annuelle si c’est dans la période de dépôt. Accès Corporatif Inc. est un intermédiaire accrédité auprès du Registraire des entreprises du Québec : nous pouvons donc déposer pour vous toute mise à jour requise. N’hésitez pas à nous contacter pour une estimation.