Pour se conformer à la Loi sur les sociétés par actions du Québec ainsi qu’à la Loi canadienne sur les sociétés par actions, chaque société doit posséder un livre de minutes mis à jour sur une base régulière.
Mais qu’est-ce qu’un livre de minutes ? Que contient-il ? Voilà des questions auxquelles cet article tentera de répondre.
Le livre de minutes en bref
Un livre de minutes peut prendre la forme d’un cartable ou d’un livre relié. Il est tout d’abord un outil pratique pour l’organisation et la conservation de tous les documents corporatifs concernant une société par actions. Il contient également le compte rendu détaillé des délibérations et des résolutions adoptées aux assemblées des administrateurs et des actionnaires.
Le livre de minutes est parfois aussi appelé « registre des procès-verbaux »
Que sont les « minutes » ?
Lors de chaque réunion du Conseil d’administration d’une société, une personne sera chargée de préparer des notes écrites (« minutes », « résolutions » ou « procès-verbaux ») relatant les discussions et énonçant toute résolution adoptée au cours de cette réunion. Ces « minutes » seront ensuite signées et placées dans le livre de minutes.
Comment un livre de minutes est-il présenté ?
Un livre de minutes bien ordonné peut être divisé en plusieurs sections, chacune contenant un type précis de documents :
Certificat de constitution en société
Lorsqu’une entreprise désire se constituer en société, que ce soit au niveau fédéral ou provincial, elle doit déposer ses statuts constitutifs auprès du gouvernement. Les statuts de la société contiennent des informations telles que la raison sociale, l’adresse du siège social, le nombre d’administrateurs, le nombre d’actions, les droits de vote et les restrictions au transfert des actions. Bref, ces statuts constituent la preuve de l’existence de la société.
Règlements administratifs
Les règlements administratifs définissent les obligations et les règles de régie interne relatives aux actionnaires, aux dirigeants et aux administrateurs de la société. Chaque fois qu’un règlement est modifié, le livre de minutes doit systématiquement être mis à jour.
Registre des actions
On y retrouve ici toutes les informations relatives aux actions de la société : qui détient quoi. Émission, transfert, nombre d’actions, type (catégorie) d’actions…etc.
Registre des administrateurs
Celui-ci contient les noms et adresses de tous les administrateurs, passés et présents, avec la date de début de leur mandat et la date de fin.
Registre des actionnaires
Celui-ci contient les noms et adresses de tous les actionnaires, passés et présents, avec la date à laquelle ils sont devenus actionnaires et la date à laquelle ils ont cessé d’être actionnaires de la société.
Registre des transferts
On retrouve ici tout le détail des transferts d’actions qui ont eu lieu : qui a transféré à qui, à quel moment et le nombre d’actions transférées.
Pour une tenue de livre de minutes irréprochable, faites confiance à Accès Corporatif
Le défaut de tenir un livre de minutes conforme aux exigences des autorités peut entraîner des amendes importantes pouvant atteindre 25 000 $. Bref, il est essentiel pour une société que son livre de minutes soit rédigé avec rigueur et constamment mis à jour.
D’ailleurs, les entreprises qui le souhaitent peuvent faire appel à l’équipe d’Accès Corporatif pour préparer un livre de minutes complet avec les premières assemblées d’organisation juridique et ensuite à chaque année, les assemblées annuelles. C’est la meilleure façon de s’assurer de la conformité de celui-ci et d’éviter les mauvaises surprises!
